Una persona qualificata quantifica la documentazione da archiviare per valutare le ore di manodopera necessarie all’esecuzione
Utilizzo di DPI, strumenti e prodotti che permettono di sanificare l’ambiente dove è presente la documentazione e, quindi, sanificare la documentazione stessa, anche con prodotti antiacaro.
Durante questa fase, seguita direttamente dal nostro personale,
la documentazione viene inserita in apposite scatole realizzate per garantire lunga durata, in linea con gli standard di conservazione vigenti.
È seguito direttamente da personale qualificato con mezzi dotati di localizzatore GPS o, per grandi quantità, l’attività viene affidata a nostri partner fidati.
La documentazione viene coerentemente suddivisa in base agli anni per facilitare lo smaltimento futuro. Diversamente, i documenti del personale e quelli societari vengono collocati a parte, nel caso in cui si vogliano conservare oltre i consueti 10 anni.
L'attività avviene alternativamente nel luogo dove sono depositati i documenti o presso i nostri magazzini. In questa fase viene stabilito il sistema di indicizzazione e la struttura dell’indice ufficiale dell’archivio.
Garantisce un’identificazione univoca e personalizzabile per ogni cliente, permettendo di controllare la documentazione dalla presa in carico al macero.
La documentazione viene chiusa per garantire la massima sicurezza da possibili rischi derivanti da fattori esterni
In base alla necessità, i Clienti possono optare per i servizi di consegna rapida e possono anche consultare i documenti in una sala attrezzata presso la nostra sede.
I box sigillati vengono conferiti a operatore con impianto dedicato, dotato di trituratori in stanze con telecamere a circuito chiuso. La società attesta che i documenti sono stati distrutti tramite triturazione. La carta in balle viene destinata a una cartiera per il recupero. Il trasporto ai centri di distruzione e recupero viene certificato ai sensi D. Lgs. 152, del 03/04/2006, Art. 193.
I box sigillati vengono inviati a un tecnico autorizzato che li conferisce, a seguito di cernita dei materiali e di triturazione meccanica, a una cartiera in balle pressate da 1 tonnellata. In questo modo, qualsiasi dato viene distrutto e non è più recuperabile.
Personale qualificato studia e concorda insieme al Cliente e presso le sedi archivistiche del cliente le soluzioni migliori per la gestione dell’archivio. Si parte dall’esame del luogo e dei documenti da archiviare e si procede con:
- raccolta documenti dai diversi settori/dipartimenti;
- codifica del materiale raccolto;
- caricamento e indicizzazione dei dati ed ubicazione fisica del materiale;
- archiviazione fisica;
- evasione richieste di consultazione.
CoSerTec offre anche servizi biblioteconomico, utile per l’organizzazione e il funzionamento di una biblioteca, fornendo assistenza per:
- l’acquisizione di testi, libri, dispense;
- catalogazione;
- classificazione;
- collocazione;
- consultazione;
- conservazione
della documentazione affidata dal Cliente.
Approfondita e consolidata esperienza nella gestione degli archivi delle procedure concorsuali
(fallimento, concordato preventivo, liquidazione coatta amministrativa, l'amministrazione straordinaria.) di ogni genere e dimensione:
- Affiancamento dei professionisti in tutte le fasi fondamentali della ricognizione e della acquisizione documentale;
- primo accesso presso la procedura con il professionista, presa in carico e messa in sicurezza dei documenti contabili fondamentali;
- interventi eseguiti nel minor tempo possibile per la presa in carico della documentazione, onde agevolare la liberazione dell’immobile nel caso non sia di proprietà della procedura;
- indicizzazione approfondita della documentazione al fine del completamento degli adempimenti ex art. 33 L. Fall;
- controllo di coerenza e valutazione della completezza degli archivi rinvenuti;
- indicizzazione;
- conservazione;
- consegna documenti per consultazione o consegna originali.