Le informazioni scambiate tra i vari interlocutori della vita economica quotidiana (aziende private, pubbliche amministrazioni, etc.), vengono formalizzate attraverso l’emissione di documenti che le rendono storicizzabili e rilevanti a livello amministrativo, legale e fiscale.
L’elevatissimo numero di transazioni del business, unito all’esigenza di una corretta formazione e successiva gestione dei documenti, rende la Gestione Elettronica Documentale (GED) un elemento strategico della vita aziendale.
Per questo motivo, supportiamo i nostri Clienti nella digitalizzazione di diverse quantità di documentazione e per qualsiasi esigenza e a tal fine il nostro personale utilizza postazioni di scansione costituite da potenti workstation dedicate e da scanner ad alta capacità che garantiscono velocità, precisione ed affidabilità.
Abbattere i costi e i tempi della spedizione dei documenti, ottimizzandone l’inoltro attraverso i canali tecnologici disponibili (spedizione cartacea massiva automatizzata, fax, e-mail, pubblicazione web).
Arrestare la produzione di carta archiviata in raccoglitori, faldoni, armadi, etc storicizzando, quindi, i documenti prodotti in supporti digitali, meno costosi e meno ingombranti.
Avere tutto l’archivio a portata di mouse semplificando l’accesso ai dati attraverso semplici dispositivi informatici.
Rendere l’ambiente di lavoro più confortevole ordinato e organizzato, mettendo a disposizione degli utenti strumenti che facilitino le normali attività, come periferiche esterne, memorie esterne e chiavette USB).
Reperire ovunque e in modo sicuro i documenti su internet tramite un’interfaccia web user-friendly, utilizzabile da tutti gli utenti della rete.
Rispettare l’ambiente, tema quantomai attuale e importante al giorno d’oggi.
Dall’acquisizione della documentazione dal Cliente nostri incaricati qualificati verificano le condizioni del documento in originale, che si può presentare in diversi tipi di formato (es. A3, A4, A5 etc), avviando il processo di preparazione della documentazione per la successiva scansione che richiede attenzione e cura dei dettagli, dalla pulizia del materiale dalle graffette o da altri sistemi di rilegatura.
Successivamente alla scansione, si procede con la ricomposizione dei documenti (rilegatura come in origine) e al controllo della conformità delle scansioni rispetto agli originali ricevuti dal Cliente.
Inoltre, la tipologia della scansione può essere scelta da parte del Cliente:
- Scansione in bianco/nero o a colori;
- Qualità della scansione: a maggiore risoluzione di scansione corrisponde maggiore qualità dell’immagine;
- Riconoscimento Testo con OCR per trasformazione dell’immagine in testo ricercabile.
Essendo conforme alla normativa vigente (D. Lgs. 196/2003 e Regolamento UE 679/2016), Cosertec si fa carico, tramite un proprio dipendete, del ritiro e della riconsegna degli originali al fine di garantire un elevato standard di sicurezza delle informazioni e della protezione dei dati.
La scelta migliore per la sicurezza dei vostri dati!
La conservazione dei supporti di backup in luoghi diversi rispetto ai sistemi in uso si rileva strettamente necessaria al fine di evitare che in caso di:
- Furto;
- Incendio;
- Alluvione o altro evento catastrofico,
le copie vadano perse insieme agli originali.
La conservazione sicura e la disponibilità dei dati è da sempre un argomento critico ma il progresso tecnologico degli ultimi anni ha aiutato le aziende a creare informazioni in formato digitale per garantire:
- velocità di accesso;
- protezione da accessi indesiderati;
- conservazione nel tempo
sempre nel rispetto della normativa vigente (D. Lgs. 196/2003; Regolamento UE 679/2016).
I backup dei dati potranno così essere conservati in un luogo differente rispetto alla sede dell’azienda,